資料完整性要求

涵蓋全過程資料：

工程竣工驗收資料應(yīng)包括從項目立項到竣工的所有文件。如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件等前期資料，這些文件記錄了項目的起源和初步規(guī)劃思路。施工過程中的文件更是不可或缺，像施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更通知、隱蔽工程驗收記錄、材料檢驗報告、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄等，它們詳細記錄了工程建設(shè)的具體過程和質(zhì)量情況。

附屬設(shè)施及配套工程資料：

對于一些大型項目的附屬設(shè)施和配套工程，如住宅小區(qū)的綠化、道路、停車場，以及工業(yè)廠房的水電氣供應(yīng)設(shè)施等相關(guān)資料也需要完整歸檔。這些資料包括附屬設(shè)施的設(shè)計文件、施工記錄、驗收報告等，確保整個項目所有組成部分的資料都無遺漏。

真實性要求

原始文件優(yōu)先：

所有歸檔的資料必須是真實的原始文件。例如，施工日志應(yīng)是現(xiàn)場施工人員當(dāng)時記錄的真實情況，包括天氣、施工進度、施工內(nèi)容、遇到的問題等；材料檢驗報告必須是由有資質(zhì)的檢測機構(gòu)出具的真實檢測結(jié)果，不能偽造或篡改。

簽字蓋章齊全：

文件上的簽字和蓋章是確保其真實性的重要環(huán)節(jié)。例如，隱蔽工程驗收記錄需要建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)人員簽字并加蓋單位公章，這表示各方都對該隱蔽工程的質(zhì)量進行了認可。任何缺少簽字或蓋章的文件，其真實性都會受到質(zhì)疑。

準確性要求

內(nèi)容準確無誤：

資料中的數(shù)據(jù)、文字描述等要準確。比如工程測量記錄的數(shù)據(jù)必須精確，建筑結(jié)構(gòu)的尺寸、材料的規(guī)格型號等記錄應(yīng)與實際情況完全相符。在文件的編制過程中，要避免筆誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤等情況。例如，在一份電氣設(shè)備安裝記錄中，設(shè)備的型號、功率等參數(shù)必須準確記錄，否則可能會對后續(xù)的設(shè)備維護和使用造成困擾。

相互關(guān)聯(lián)文件一致：

相互關(guān)聯(lián)的文件之間內(nèi)容要保持一致。例如，施工圖紙和竣工圖紙對同一建筑構(gòu)件的標(biāo)注應(yīng)該相同，若施工過程中有變更，竣工圖紙應(yīng)準確反映變更后的情況，并且變更記錄應(yīng)能與其他施工文件（如工程變更通知、工程量增減記錄等）相對應(yīng)。

規(guī)范性要求

格式規(guī)范：

文件的格式應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準和檔案管理要求。文字材料通常要求使用 A4 紙張，字體、字號、行距等也有相應(yīng)規(guī)范。例如，一般要求正文使用宋體、小四號字、1.5 倍行距等。對于圖紙，其圖幅大小、圖簽格式、比例尺等也要符合規(guī)定。

分類清晰：

資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準進行歸檔。常見的分類方式有按工程建設(shè)階段（前期文件、施工文件、竣工文件）分類，或按專業(yè)（建筑工程、給排水工程、電氣工程等）分類。以建筑工程專業(yè)為例，又可以細分為地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修等子類別，每個類別下的文件再按順序排列。

編碼有序：

為了便于查詢和管理，應(yīng)對歸檔資料進行編碼。編碼可以采用多級編碼方式，例如按照項目代號 - 專業(yè)代號 - 文件類別代號 - 流水號的方式進行編碼。這樣在查找文件時，可以通過編碼快速定位到所需的文件類別和具體文件。

及時性要求

隨工程進度同步整理：

工程竣工驗收資料應(yīng)在工程建設(shè)過程中及時收集、整理。施工單位應(yīng)安排專人負責(zé)資料管理，在每一個分項分部工程完成后，及時將相關(guān)資料整理歸檔。例如，在混凝土分項工程施工完成后，立即整理混凝土原材料檢驗報告、混凝土配合比報告、混凝土試塊抗壓強度檢測報告等資料，避免資料堆積和遺漏。

竣工后及時移交：

工程竣工驗收合格后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將完整的資料移交給建設(shè)單位或建設(shè)單位指定的檔案管理機構(gòu)。一般來說，這個移交過程應(yīng)在竣工驗收后的數(shù)月內(nèi)完成，具體時間根據(jù)項目所在地的檔案管理規(guī)定和合同要求確定。

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